Canal interno de información

Canal web para comunicaciones internas confidenciales

Aplicación para habilitar un canal interno de información mediante el que trabajadores, colaboradores, proveedores u otras personas relacionadas con una organización pueden comunicar hechos o conductas que consideren irregulares.

El sistema permite recibir comunicaciones, asignar una referencia única, intercambiar información con la persona informante y mantener un registro de las actuaciones realizadas hasta el cierre del expediente.

Canal accesible desde la web corporativa

El módulo puede integrarse o enlazarse desde la web de la organización para facilitar un acceso visible y diferenciado al canal interno de información.

• Acceso web para presentar comunicaciones.
• Posibilidad de incorporar un enlace o módulo en la web corporativa.
• Personalización visual con la identidad de la organización.
• Acceso separado de la gestión ordinaria de la web.

Referencia única y seguimiento

Cada comunicación puede quedar asociada a un código de referencia único para que la persona informante consulte su estado o aporte información adicional, sin que sea necesario identificarla si el procedimiento admite comunicaciones anónimas.

• Generación de un código de referencia único por comunicación.
• Consulta del estado de una comunicación.
• Posibilidad de aportar información o documentación adicional.
• Seguimiento de actuaciones sin necesidad de publicar datos personales.
• Comunicación entre el responsable y la persona informante a través del canal.

Gestión de comunicaciones

Las personas responsables del canal disponen de una vista organizada para revisar, clasificar y gestionar las comunicaciones recibidas.

• Consulta de comunicaciones recibidas.
• Clasificación por estado o fase de tramitación.
• Registro de actuaciones y anotaciones internas.
• Incorporación de documentación asociada.
• Seguimiento hasta la finalización del expediente.
• Consulta de histórico de actuaciones realizadas.

Confidencialidad y configuración

El acceso y los permisos pueden configurarse para limitar la información visible a las personas responsables de gestionar el canal.

• Acceso restringido a perfiles autorizados.
• Separación entre la presentación de comunicaciones y su gestión interna.
• Configuración de permisos de usuarios.
• Registro de actuaciones dentro de cada expediente.
• Adaptación del canal a la política y al procedimiento de la organización.

Apoyo a la implantación del sistema interno

La aplicación proporciona la parte tecnológica de un canal interno de información. La organización debe completar la implantación con las medidas jurídicas, organizativas y procedimentales que correspondan a su actividad.

• Definición y publicación de la política del sistema interno de información.
• Designación de la persona u órgano responsable del sistema.
• Aprobación del procedimiento de gestión de comunicaciones.
• Información a trabajadores y personas que puedan utilizar el canal.
• Configuración de plazos, tratamiento de datos y conservación conforme a la normativa aplicable.

Uso conforme a la normativa

La Ley 2/2023 establece requisitos específicos para los sistemas internos de información. La herramienta debe configurarse y utilizarse de acuerdo con la política, el procedimiento y las obligaciones de cada organización.